会社の固定電話
「会社に固定電話がない」という話を聞いたことはあるでしょうか？
事務所や店舗を持たず、
例えば個人で会社を立ち上げている方は、会社に固定電話がないかもしれません。
会社は変われども、私は長年事務職に就いてきたので、会社の固定電話に出てきました。
今ももちろんそれは続いています。
会社の方針で、電話マナーの講習を受けに行ったこともあります。
固定電話が苦手な新入社員
私の会社には新入社員は入ってきませんが、
家にも固定電話がなかったり、家の電話は両親しかとらないため、
会社の固定電話の取り方マナーや、かけ方を知らない新入社員が増えている、
新入社員が電話を取ることを苦手と感じ、ストレスを感じている。
という内容のニュースを見ました。
ダイヤル式電話の使い方がわからない
ていうのは聞いてたけど、
それもそうだよな…
スマホがあるからね…
私も社会に出て会社の電話に出るようになってから、
最初は緊張して、仕事の内容もまだ覚えていないのに電話には出なければならず
電話が鳴るのが恐怖だったことを思い出します。
今は番号通知という便利な機能があり、
スマホと同じように電話帳に登録している人ならディスプレイに名前が表示されるため、
知っている人からの電話なら気にせずにとることができるし、
フリーダイヤルなら営業電話かな？と予めわかるし、
連絡先を聞き忘れても、電話の着信履歴を確認すればわかります。
私が社会に出た当初は、まだ番号通知というものはなく、
携帯電話もまだまだ大きくて重くて、ポケベルの方が普及していた時代、
あ！大事な事言い忘れたー！
大事なことを伝え忘れたり、相手の連絡先を聞き忘れて焦る、
という事が何度もありました。
電話による弊害
個人的には会社の固定電話を廃止し、連絡手段はすべてメールにしてほしい。
そう思っています。
仕事中の電話は、こちらがどんな状況にあるのか関係なくかかってきます。
そして、基本的にどの会社もそうだとは思いますが、
3コール以内に電話に出なければなりません。
「こちらがどんな状況であったとしても」です。
電話に出た瞬間、その時やっていた作業は中断され、ややこしい内容であればあるほど中断時間は長くなります。
あらゆる営業の電話も多いです。
中にはしつこくて無礼極まりない人もいてうんざりします。
また、電話が長い人がいます。
「長くなってごめんね」と毎回言いながら電話が長い人。
ごめん、
ちょっと今立て込んでるから後でかけ直すね
仕事の関係上、プライベートの電話と違ってそんなことは言えません！
そう！時間を奪われるんです。
ペースを乱されるんです。
電話にはないメールの利点
それに比べ、メールだとどうでしょう。
メールを読む、返信する、という作業の時間はもちろんありますが、
時間をかけて返事をすることができます。
電話だと即時返事を求められます。
預かって折り返し、ということもできますが、
預かって確認して折り返す時間がかかります。
今、別の業務で手が回らない場合でも、キリがいいところでメールチェックをし、
急ぎの内容であればすぐ返信、
急ぎでなければ、急ぎ案件を優先して業務を進めることができます。
そして、メールだと後々残るため「言った言わない」を避けることができます。
人間だから聞き間違えることもありますし、
だいたい人は自分の都合のいいように聞き取る傾向があるように思います。
メールだと落ち着いて客観的に読み直すことができます。
まとめ
家の固定電話しかり会社の固定電話も要らないと思っています。
家の固定電話は2020年解約しました。
詳しくはこちらの記事をご参照ください。
業務内容が電話を受ける、かける、を主とするコールセンターは固定電話が必要です。
業種によっては固定電話を必要とする会社もあるでしょう。
でも、固定電話が要らない会社は多いと思います。
2020年、新型コロナウイルスの影響により始まったテレワーク、
出社しない社員が増えた会社は、会社の固定電話がほこりをかぶっていることでしょう。
私もテレワークの日には会社の電話には出ないため、集中して作業がはかどるし、
固定電話がなくても、メールがあるので業務に支障はありません。
外回りの営業さんは会社の携帯があった方がいいでしょうし、
むしろ事務所の固定電話も携帯電話に変更してはどうかと。
携帯電話ならショートメールも使えます。
デスクの場所も取りません。
配線コードもスッキリです。
もちろん、会社の電話が携帯になったところで、
仕事の電話であることには変わりないので、
電話の取り方、かけ方のマナーは必要です。
私は40代半ばですが、
会社の固定電話は廃止にして全部メールにしてほしい、と思っている話を
50代後半の方に話したら、同じことを思っていました。
もうかれこれ20年超 会社の電話に出てきたので、
新入社員の時のような、電話が苦手というのはありませんが、
電話によって作業を中断させられる、という効率の悪さがイヤだな、と思っています。
黒電話がなくなり、公衆電話は減り、ポケベルがなくなり、携帯電話は小さく軽くなり、一人一台携帯電話を持つ時代になりました。
世帯・個人における電話事情はここ30年近くで大きく変化したことになります。
また今後、数十年で会社における電話事情も
良くも悪くも大きく変化していくかもしれませんね。
